مدیریت فرآیند های کسب وکار

فرآیند ها نقشه راه عملکرد هرسیستمی هستند و سیستم ها مجموعه ای از اجزای به هم پیوسته و مرتبط هستند که برای هدف مشترکی تلاش میکنند.

دو تعریف بالا میتواند به تک تک مجموعه های جهان هستی تعمیم پیدا کند چون ابر سیستم دنیا از بیشمار سیستم های کوچکتر تشکیل شده یا میشود. یکی از این سیستم ها کسب وکار ها هستند. یک سیستم کسب وکاری شامل اجزای گوناگونی (بخش های مختلف کسب وکار) هست که هدف خاصی (چشم انداز) را دنبال میکنند.

در سیستم کسب وکار ها کارهای بسیار متنوع و مختلفی انجام میشود که هرکدام نیاز به انجام به روشی خاص هستند به این روش های خاص "فرآیند کسب وکار" میگوییم. با مدیریت این فرآیند ها میتونیم بازدهی و سرعت رشد کسب وکار را به طرز چشمگیری افزایش دهیم . برای مدیریت فرآیند کسب و کارها اصطلاحات و ابزارهای گوناگونی وجود دارد که در ادامه به معرفی آنها میپردازیم:

1- BPM

BPM  مخفف عبارت Business Process Management است که ترجمه آن "مدیریت فرآیندهای کسب و کار" میباشد. مدیریت فرآیند های کسب وکار بسته به رویکرد هرفردی میتواند تعریف متفاوتی داشته باشد . مثلا من آن را بکارگیری دانش و اصول مدیریتی همراه با استفاده از ابزارها و تکنیک های فناوری اطلاعات با رویکرد داده محور تعریف میکنم.

مدیریت فرایند کسب‌ و کار (BPM) را میتوان یک رشته سازمانی تعریف کرد که در آن کسب وکار با نگاهی از بالاتر به همه ی فرآیندها به طور کلی و جداگانه نگاه می‌کند. سازمان باید ابتدا وضعیت فعلی فرایندها را تجزیه و تحلیل کند تا بتواند زمینه‌های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمدتر و مؤثرتر شناسایی می‌کند.

اجزای مختلف مدیریت فرآیند کسب وکار

2- BPMN

BPMN مخفف عبارت Business Process Model Notation که شامل علائم، نشانه ها و شیوه های استاندارد برای مدل سازی فرآیندهای کسب و کار میباشد.BPMN یک نماد استاندارد برای نمودارهای گرافیکی است. از این نماد برای تعریف گردش کار فرآیند کسب و کار استفاده می شود. این گرافیک محبوب و شهودی است که برای همه ذینفعان کسب و کار، از جمله کاربران، تحلیلگران، توسعه دهندگان نرم افزار و معماران داده به راحتی قابل درک و استفاده است.

دلایل استفاده از BPMN :

• - زبان مشترک جهانی است و نیاز به ترجمه ندارد.
• - زبان مشترک سازمانی است بطوری که فرآیند های داخل و بیرون سازمان را میتواند مدلسازی کند.
• - استاندارد ترین زبان مدلسازی فرآیند است.
• - قابلیت فهم بالایی دارد
• - و ...

پس از مدلسازی فرآیندها توسط این زبان، انتظار می رود بدانیم:

1. در سازمان چه فرآیند هایی در حال اجرا است.

2. وزن هر فرآیند و میزان اهمیت آن چه میزان است.

3. تفکیک فرآیند ها بر اساس کاربرد های آن (اداری، بازرگانی و…) مشخص باشد.

4. هر فرایند از کجا شروع شده و به کجا ختم می گردد.

5. نحوه ارتباط یکپارچه فرآیند ها با یکدیگر چگونه است.

6. مشخص شود هر فرآیند با محیط پیرامونی خود (سایر نرم افزار، پایگاه های داده و…) چگونه ارتباط دارد برقرار می کند.

7. مشخص شود در سازمان هر فرد چه کاری هایی انجام می دهد.

8. قواعد کسب و کار اعمال شده در هر فرآیند چیست.

3-BPMS

BPMS  مخفف عبارت Business Process Management System در واقع ابزاری برای اتوماتیک کردن فرآیند های کسب وکار است. BPMS نرم افزاری است که با در اختیار قراردادن یک محیط گرافیکی شما را قادر می سازد با کمترین دانش برنامه نویسی اقدام به مکانیزاسیون، یکپارچگی و بهبود فرآیندهای جاری سازمان خود نمایید. به عبارتی BPMS ابزاری برای تولید نرم افزارهای اختصاصی یک شرکت توسط خودش می باشد.

موتورهای BPMS که در نرم افزارهای CRM بسیار کاربرد دارند، باید توانایی مدلسازی، طراحی، ویرایش و پیاده سازی تمام فرایندهای سازمانی در شرکتها و کسب و کارها را داشته باشند تا جمع آوری داده ها و تحلیل آنها با سرعت و دقت بیشتری انجام پذیرند.

به طور خلاصه شما می توانید به کمک BPMS کارهای زیر را انجام دهید:

• تولید نرم افزارهای تخصصی مورد نیاز شرکت توسط خودش با صرف ۳۰% زمان و هزینه معمول تولید نرم افزار

• یکپارچه سازی تمام نرم افزارهای سازمان به طور ساخت یافته

• مدیریت فرایند های سازمان(BPM) به صورت مکانیزه

• افزایش بلوغ فرایندی و سیستمی در سازمان جهت تهیه راهکارهای ERP

• الکترونیکی شدن تمام فرم ها و گردش کارهای ساده و پیچیده سازمان

4- مستندسازی فرآیند کسب و کار (BPD)

این روش مسئول مستندسازی فرایندهای بهبودیافته است. این بخش، مکملی بر دیاگرام‌های فرآیندها است و مواردی مانند دستورالعمل کار، روال‌های کاری استاندارد، قالب‌های اصلی، اجزای آموزشی و غیره را به آن اضافه می‌کند تا یک فرآیند مستند شده را ایجاد کند .

5- گواهی فرآیند کسب و کار (Business Process Certification)

این روش برای هماهنگی فرایند با استانداردهای مستندات صنعتی مانند ISO و انواع مختلف آن است. این روش اطمینان حاصل می‌کند که فرآیندها قبل از بکارگیری در داخل سازمان با روش مناسبی تأیید وگواهی شده‌اند .

6- همکاری فرآیند کسب و کار (Business Process Collaboration )

این روش به سازمان‌ها و کاربران این امکان را می‌دهد تا از دانش چگونگی انجام فرآیند استفاده کنند و از طریق همکاری کاربر و کار، تولید را بهبود بخشند .این بخش از BPM نه تنها فرآیندهای گواهی و مستند شده و آماده برای کلیه کارمندان و بخش‌ها را آماده‌سازی می‌کند، بلکه با فراهم کردن کارکردهایي براي همکاری کارمندان به آن‌ها این امکان را می‌دهد که پروژه‌ها، کارها و تراکنش‌ها را در یک کار تیمی مدیریت کنند. به این ترتیب مدیریت دانش را در سطح کل سازمان توسعه می‌دهند .

7- انطباق فرآیند کسب و کار (Business Process Compliancy)

این بخش فرآیندهای کسب‌وکار را برای تنظیمات داخلی و خارجی آماده می‌کنند. این بخش از انطباق فرایند As-is و Should-be سازمان اطمینان حاصل می‌کند.

8- بهینه سازی فرآیندهای کسب و کار (Business Process Optimization)

این ضابطه مسئول بهبود مستمر فرآیندها (CPI) می‌باشد. قابلیت تحلیل کمّی یکپارچه نیز برای تشخیص گلوگاه‌ها و تخمین زمان‌های عملیاتی و امکان کاهش هزینه در این ضابطه به کار می‌رود.

9- اتوماسیون فرآیند کسب و کار (Business Process Automation)

وظیفه این ضابطه یکپارچگی کاربرها، فرآیندها و نرم افزارهای کاربردی مربوطه است. این بخش فرایندهای تکراری که پتانسیل اتوماسیون را دارند را خودکار می‌کند