چگونه یک تیم را مدیریت کنیم؟ مفهوم مدیریت تیم چیست؟
مفهوم مدیریت تیم زمانی سوال برانگیر می شود که افراد برای انجام کاری گرد هم می آیند. ما برای انجام کارهایی که معمولا به تنهایی قادر به انجام آن ها نیستیم به دیگر افراد متخصص و مکمل خود نیاز داریم. در واقع اشخاص با هم می توانند کاری را انجام دهند که یک شخص به تنهایی قادر به انجام آن نیست. لازم به ذکر است، عملکرد انفرادی و حرکت در مسیری جداگانه تاثیری ندارد، هماهنگی و همنوایی با سایر اعضای گروه است که نتیجه را دست یافتی می کند. البته که هماهنگی از ابتدا وجود ندارد، همه ی اعضای تیم هم به یک اندازه کار نمی کنند، راه حل چیست؟ آیا گذر زمان چالش ها را حل می کند یا باید ریاست گروه را به شخصی دیگر محول کنیم؟ بهترین شیوه های مدیریت تیم چیست؟
مدیریت تیم چیست؟
هر سازمانی متشکل از کارکنان متعددی است که به هر کدام نقش خاصی در مجموعه محول شده. هر فرد با توجه به تخصص و نیاز خود کار متفاوتی انجام می دهد؛ اما این کار گروهی و تلاش جمعی چیزیست که شرکت ها از آن برای رسیدن به اهداف تجاری خود استفاده می کنند. اینجاست که مدیریت تیم و کارکنان، روابط و جریان اطلاعات بین آن ها مطرح می شود. در واقع در جواب سوال "مدیریت تیم چیست؟" می‌توان گفت به مجموعه فعالیت هایی اطلاق می شود که اعضا را در راستای دست یابی به اهداف جمعی و از پیش تعیین شده پیوند می دهد. مدیریت تیم توانایی یک فرد در ایجاد هماهنگی بین اعضا و اداره آن ها برای انجام تکالیف در روندی مشخص است. این مفهوم با رهبری، مدیریت زمان، حکمرانی درست، تصمیم گیری به جا، ارتباط صحیح و ... رابطه ای نزدیک دارد.
مزایای مدیریت تیم
طبیعیست اگر مدیریت تیم به بهترین شکل انجام شود مزایای بسیاری برای اعضای تیم دارد، مانند:
فعال سازی تیم:
یک مدیر تیم ضعف و شکاف های تیم را هوشمندانه شناسایی و از طریق آموزش و تعامل های بین تیمی آن ها را حل می کند. در این وضعیت است که فعالیت افراد تیم برای پر کردن شکاف ها بیشتر می شود.
مولدتر شدن اعضای تیم:
نقش مدیریت در تیم باعث می شود کارمندان درباره مسائل خارجی نگرانی نداشته باشند و روی کار خود تمرکز کنند. این فرهنگ سازمانی را مدیر شکل می دهد. تعریف کردن اهداف توسط همه اعضای تیم نیز در مولد شدن آن ها موثر است. وقتی گروهی درباره اهداف تصمیم گیری شود، اعضا متوجه می شوند چه چیزی مهم است و چه چیزی اهمیت ندارد.
بهبود نتایج:
تیم های دارای مدیریت همیشه عملکرد بهتری نسبت به تیم های بدون مدیر عمل کرده اند. هم افزایی که یک مدیر در بین کارکنان ایجاد می کند باعث می شود خروجی ها بهبود یابند و عملکرد ها نتایج بهتری داشته باشد.
اهمیت مدیریت تیم
بگذارید با جمله ای از هنری فورد شروع کنیم “گرد هم آمدن آغاز کار است. کنار هم باقی ماندن پیشرفت است. کار با گروه موفق است.” در شرایطی که چندین نفر با سلایق متفاوت در یک محیط کاری با هم در تعامل هستند یک مدیر باید روابط بین فردی را کنترل کند. ارتباط صحیح و قانونمند بین کارکنان نیازمند به کاربری مهارت های مدیریت است. هر عضوی طبق نیاز مجموعه وظایف ویژه ای را عهده دار است. اما این فعالیت جمعیست که همان چیزیست که سازمان ها می خواهند به وسیله آن به اهداف خود برسند. اینجاست که مفهوم مدیریت تیم مطرح می شود.
انواع روش های مدیریت تیم
همه سبک های مدیریتی را می توان در سه نوع اصلی خودکامه، دموکراتیک و عدم مداخله طبقه بندی کرد. خودکامگی کنترل کننده ترین و عدم مداخله کمترین میزان کنترل را دارا است. انواع سبک های مدیریتی در اینجا قابل مشاهده است:
- خودکامه
- مقتدرانه
- متقاعد کننده
- استثمارگرا
- دموکراتیک
- مشورتی
- مشارکتی
- عدم مداخله
- واگذاری اختیار
ابزارهای مدیریت تیم
به دست گرفتن کنترل تیم نیازمند سیاست های خاصی است. روش های گوناگونی وجود دارد تا شما را در مدیریت یک گروه کمک کند و از حجم کارهای روی دوش شما بکاهد. برای تبدیل شدن به مدیری بهتر، نکاتی برای یک مدیر خوب شدن را مطالعه کنید. ابزارهای مدیریت گاهی با تجربه و گاهی با مطالعه منابع اطلاعاتی مرتبط به دست می آید. نمونه ای از این ابزارها در ذیل ذکر شده:
تفویض اختیار
حتی بهترین مدیران هم نمی توانند همه ی کارها را به خوبی انجام دهند، واسپاری برخی از وظایف به سایر اعضا این امکان را مدیر می دهد تا زمان کافی برای اقدام به کارهای بزرگتر داشته باشد. این روش به دیگر اعضا احساس ارزشمندی و مفید واقع شدن می دهد و باعث افزایش همکاری در گروه می شود. مهم نیست چقدر ماهر هستید، با داشتن یک تیم کامل پشت سرتان چیزهای بیشتری به دست می آورید. تفویض اختیار موفقیت آمیز با تطبیق افراد و وظایف شروع می شود.
نظر سنجی ها نشان داده "حجم کاری مدیریت نشده" دومین عاملی است که دچار فرسودگی کارمندان می شود. درصدی از کارمندان بیشتر اوقات حس می کنند در حجم کاری زیاد غرق شده اند. در حالت ایده آل مدیر تیم باید حجم کاری منصفانه ای برای هر شخص در نظر بگیرد.
تیم سازی
تصور کنید مدیریت یک تیم را به شما داده اند، اعضا چیده شده و وظایف مشخص هستند؛ شما در این شرایط تسلط بهتری خواهید داشت یا هنگامی که تیم به وسیله خودتان شکل گرفته؟ من اینگونه فکر می کنم ساختن یک تیم موفق بسیار ثمربخش تر از یافتن گروهی با شباهت و ترکیب مناسب است.
تعریف نقش ها
در یک تیم موفق این وظیفه رهبر تیم است که نقش ها را به طور دقیق برای هر یک از کارکنان مشخص و از فعالیت آن ها به عنوان واحدهای جدایی ناپذیر اطمینان حاصل کند. در وضعیتی که وظایف تعریف شده و اشخاص از مسئولیت های خود آگاهی لازم را دارند، سردرگمی وجود نخواهد داشت. مدیر با ارزیابی هر فرد نقشی مناسب با تخصص و عملکرد او تعیین می کند. این ابزار کمک می کند حجم کارها بین اعضا تقسیم و روند انجام آن منظم شود.
توصیف دقیق هدف
ضروری است افرادی که در یک تیم گرد هم می آیند، برای دنبال کردن هدف اصلی مشتاق باشند. به هر حال همسویی کل مجموعه است که منجر به موفقیت تیم می شود. مدیری که هدف را روشن، واضح و با جزئیات به کارکنان توضیح می دهد، در واقع با روشن کردن چراغ های مسیر، حرکت را آسان کرده؛ به بیان دیگر پاسخ به سوالیست با این شرح: کجا می رویم و چگونه می رویم؟ مدیرانی که چشمشان به توپ نیست نمی توانند مطمئن باشند که کارمندانشان در مسیر درست حرکت می کنند.
پاداش
گاهی اطمینان خاطر دادن به کارکنان از این جهت که تلاش مضاعفشان نادیده گرفته نمی شود، انرژی دو چندان به آن ها می دهد. مدیریت موظف است کسانی را که کارشان را خیلی خوب انجام می دهند شناسایی کند. با پاداش، ارتقا درجه و تقدیر، تا حدی تلاش فرد جبران می گردد. این ابزار کمک می کند حس رضایت از شغل و محیط کار درون تیم شکل گیرد.
نتیجه گیری
در مقاله مفهوم مدیریت تیم آموختیم مدیریت عملی تخصصی و نیازمند تجربه و مطالعه است. همه ی گروه هایی که برای دستیابی به هدفی خاص گرد هم آمده‌اند نیازمند مدیریتی با درایت هستند. ارتباط و هماهنگی بین اعضا تیم به خودی خود شکل نمی گیرد. کنترل روابط سازمانی، مدیریت بودجه، تعیین هدف ها و اعمال محدودیت های زمانی، سیاست و رهبری یک مدیر بر مجموعه را می طلبد. یک مدیر تیم زمانی موفق است که:
- درک روشنی از وظایف خود دارد
- برای دستیابی به اهداف سازمانی در کنار سایرین تلاش می کند
- همواره بر وضعیت پیشرفت تیم و سایر مدیران نظارت دارد
