مدیریت چیست؟ تعاریف و توابع
ستون فقرات یک سازمان در واقع مدیریت آن مجموعه است. موفقیت یک سیستم به قدرت افرادی دارد که در پست های مدیریتی هستند. مدیریت چیست؟ برای این سوال پاسخ های متعددی وجود دارد. از نظر پیترسون و ون پیلیت مدیریت "مجموعه ای از فعالیت ها برای استفاده کارآمد و موثر از منابع برای تعقیب یک یا چند هدف" است. مگینسون، موزلی و پیتری مدیریت را اینگونه تعریف می کنند: "کار با منابع انسانی، مالی و فیزیکی برای دستیابی به اهداف سازمانی از طریق اجرای برنامه ریزی، سازماندهی، رهبری و کنترل عملکردها". با اینکه وظایف مدیران در صنایع و جایگاه های مختلف متفاوت است، معمولا مسئولیت و ماموریت های مشابهی دارند.
به طور کل با توجه به تعارف می توان گفت مدیریت، برنامه ریزی و اعمال هماهنگی بین اجزای سیستم است برای دستیابی به یک هدف خاص و از پیش تعیین شده. هنر مدیریت در انجام همه این وظایف با توجه به مدیریت بودجه و منابع سازمان است. از نظر FW taylor "هنر مدیریت این است که بدانیم چه کاری باید انجام دهیم و ببینیم که به بهترین و ارزان ترین راه انجام شود". هدف اصلی مدیریت ایجاد یک محیطی است که در آن بقیه افراد بتوانند مفید و مولد فعالیت داشته باشند.
تاریخچه مدیریت
مدیریت تاریخچه ای به اندازه قدمت زندگی بشر دارد. در واقع خود خانواده نیازمند بود تا منابع را به شکل بهینه مدیریت کند. کسانی از خانواده باید در مقابل حمله حیوانات وحشی محافظت و برای تهیه مایحتاج زندگی برنامه ریزی می کردند. طبق گفته های پیندور، راجرز و کیم (1995)، "رویکردهای اساسی مدیریت حداقل به 3000 سال قبل از تولد مسیح بازمی‌گردد، زمانی که در آن سوابق معاملات تجاری برای اولین بار توسط کشیشان خاورمیانه ثبت شد". سقراط نیز حدود 400 سال پیش از میلاد اظهار داشته: مدیریت یک شایستگی است که کاملا جدا از مهارت و دانش های فنی می باشد. اهرام مصر که 3000 سال قبل از میلاد ساخته شده نیازمند مدیریت برای تلاش سازمان یافته هزاران کارگر بود.
همه این شواهد نشان می دهد برخی از تئوری های فعلی مدیریت تا 5000 سال قبل از میلاد قدمت دارند. گذر زمان مدیریت را به شکل تخصصی و علم تبدیل کرده است. رهبری جنگ ها، گسترش بازرگانی و صنعتگری و البته نفوذ قدرت کلیسا در میان مردم از عواملی هستند که در رشد مدیریت تاثیر گذار بوده اند. از انقلاب صنعتی نیز که به یک باره باعث دگرگونی در شیوه زندگی و کار مردم شد نمی توان چشم پوشی کرد.
مفهوم مدیریت تیم را در مقاله مدیریت تیم چیست بخوانید.
پنج عملیات اساسی مدیریت چیست؟
به طور کلی، پنج وظیفه اساسی یک مدیر عبارت است از:
- تعیین اهداف
- سازماندهی
- ایجاد انگیزه در تیم
- تدوین سیستم های اندازه گیری
- افراد در حال توسعه
1. تعیین اهداف
از اصلی ترین و مهترین وظایف یک مدیر، شناسایی و تعیین اهداف است. این موضوع در موفقیت سیستم و مدیر نقش مهمی دارد. مدیریت باید بتواند این اهداف را به شکل قانع کننده به کارمندان تفهیم کند تا وظایف خود را به درستی انجام دهند.
برای آشنایی با یک محیط کاری مثبت، پیشنهاد میشود مطلب محیط کاری چیست را مطالعه کنید.
2. سازماندهی
طی فرایند سازماندهی منابع و وظایفی که از پیش برای رسیدن به اهداف، برنامه ریزی شده، میان کارمندان تقسیم می شود. برنامه ریزی بدون سازماندهی کاملا بی ارزش است! سازماندهی سبب می شود برنامه ها به درستی و با کیفیت به انجام برسند. به یاد داشته باشید، یک سازمان بر اساس فرایندهای سازمانی خود شکل می گیرد. می توان سازماندهی را یک فرایند سه مرحله ای دانست:
- طراحی کارها و فعالیت ها
- واگذاری وظایف به بخش های مختلف سازمان
- برقراری روابط منسجم میان هر بخش از سازمان برای دستیابی به اهداف
سازماندهی و به انجام رساندن همه این فرایند بر عهده مدیریت است. در واقع مدیر بر روابط بین سازمانی و برون سازمانی نظارت می کند تا از هماهنگی بین افراد و نهادها اطمینان حاصل شود. یک مدیر حرفه ای برای حل چالش هایی که بین افراد در سازمان به وجود می آید، مهارت دارد.
3. ایجاد انگیزه در بین کارکنان
مسئول ایجاد انگیزه در فضای کاری کیست؟ ایجاد انگیزه وقتی از سطح فردی فراتر می رود و به سطح گروهی می رسد کمی سخت تر به نظر می آید. یک مدیر با درایت تلاش می کند در افراد انگیزه و اشتیاق به کار را تقویت کند تا اعضا تلاش بیشتری برای اهداف سازمانی داشته باشند. شاید مدیر مستقیما نتواند انگیزه افراد را باالا ببرد، در این وضعیت، محیط کار را پویا و شاد می کند تا محرکی برای ایجاد انگیزه باشد.
4. تدوین سیستم های اندازه گیری
مدیران باید اهداف یا شاخص های کلیدی عملکردی را که تیم برای آن ها هدف دارد تعیین کرده و سپس راه هایی را برای سنجش اینکه آیا تیم آن ها در جهت رسیدن به این اهداف در حرکت است تعیین کنند. از آنجا که دستیابی به روش های قابل اندازه گیری برای درک عملکرد دشوار است، مدیران اغلب باید خلاق و متفکر باشند. با این حال، مانند سایر وظایف مدیریت، اندازه گیری برای بهبود عملکرد کسب و کار بسیار مهم است.
برای این که در زمان دورکاری چگونه کارمندان خود را مدیریت کنید اینجا کلیک کنید.
5. توسعه افراد
زمانی که سایر مدیران فقط بر روی نتایج متمرکز هستند اگر شما روی پیشرفت کارکنان خود سرمایه گذاری کنید، برنده اید! نقاط قوت و ضغف کارمندان را بشناسید. نقاط قوت آن ها را تشویق کنید و برای بهبود نقاط ضعفشان راه حل بدهید و کنارشان باشید. همچنین فراموش نکنید دانش آن ها همواره باید به روز باشد تا عملکرد بهتری در مجموعه کاری شما داشته باشند. در این صورت هم سازمان و کارمندان با هم توسعه پیدا می کنند.
مفاهیم مدیریت
مدیریت سازمان باید اعمالی را جهت هدایت کارمندان به کار گیرد. مفاهیمی که در ادامه معرفی می شوند برای کنترل مجموعه به بهترین شکل جهت رسیدن به اهداف سازمانی ضروری و مهم است.
کنترل:
زمانی که مفهوم کنترل به گوشمان می خورد، اعمال محدودیت و تلاش برای مهار کردن را در ذهن ما تداعی می کند. اما کنترل در مدیریت معنای کاملا متفاوتی با تصورات ما دارد. از نظر هنری فایول کنترل یعنی "نظارت دائمی بر یک فعالیت. نظارت دائمی با این هدف انجام می شود که مطمئن شویم همه چیز طبق برنامه ای از پیش تعیین شده، اجرا می شود و پیش می رود. کنترل همچنین شامل بازنگری و اصلاح نیز هست. هر زمانی که خروجی با برنامه همخوانی ندارد، باید اقدامات اصلاحی انجام شود". هر فردی که به نوعی مدیر است باید با مبانی ابتدایی کنترل آشنا باشد، زیرا کنترل از اصلی ترین پایه های مدیریت است.
برنامه ریزی:
هر مدیری می داند برنامه ریزی مقدم بر انجام هر نوع فعالیت است. با برنامه ریزی است که می توان درباره اهداف و تلاش های تصمیم گرفت. کونتز و دوئل: "برنامه ریزی است که می گوید چه کاری، چگونه و چه زمانی انجام شود و چه کسی باید آن را انجام دهد. برنامه ریزی باعث می شود فاصله بین جایی که هستیم و جایی که می خواهیم باشیم بسنجیم". برنامه ریزی گزینش اهداف و اجرای آن ها را نیز شامل می شود.
کارکنان:
مدیریت کارکنان تقریبا همه مسائل مربوط به منابع انسانی را در بر می گیرد. فرایند ارزیابی و استخدام، کنترل و هدایت آن ها، مباحث مالی و ... از جمله اعمالی است که یک مدیر در فرایند مدیریت منابع انسانی باید بیاموزد. این مهارت از اتلاف هزینه در سازمان جلوگیری می کند و بهره وری کارکنان را بالا می برد.
سبک های مدیریت
مدیریت سبک های متفاوتی دارد، در واقع هر مدیر با توجه به شرایط شیوه مدیریت خاصی را انتخاب می کند. تعدادی از سبک های موثر را که توسط تحلیلگران شناسایی شده در ادامه نام بردیم. بعضی از مدیران با آزمون و خطا و امتحان کردن هر یک از این شیوه ها در محل کار، در نهایت سبکی که آن مناسب مجموعه کاری است برمی گزیند
پیشنهاد میشود مطلب وظایف اصلی مدیر منابع انسانی را در روبرد مطالعه کنید.
سبک مدیریت متقاعد کننده
یک رهبر قانع کننده زمان زیادی را با اعضای تیم خود می گذراند. تعامل با کارکنان به مدیر متقاعد کننده اجازه می دهد تا با الگوبرداری پیش برود و با متقاعد کردن به جای دستور دادن یا مطالبه گری، به جذب و پیروی از تیم دست یابد. مدیران تأثیرگذار از کارهایی که اعضای تیم آن ها روزانه انجام می دهند آگاه و در زندگی کاری آن ها دخیل هستند.
سبک مدیریت دموکراتیک
یک مدیر دموکراتیک از تیم دعوت می کند تا مستقیماً در تصمیم گیری مشارکت داشته باشد. خطوط ارتباطی باز بین مدیران و کارکنان دموکراتیک به این نوع مدیران اجازه می دهد مهارت ها و مزایایی را که هر کارمند به میز می آورد، درک کنند. مشارکت آشکار و تبادل ایده بین سطوح مختلف کارکنان به همه این امکان را می دهد که در نتیجه تصمیم یا پروژه مشارکت داشته باشند. این شیوه مدیریت زمانی موفق تر می شود که مدیران فرآیندهای تصمیم گیری سازماندهی شده و کارآمد را توسعه دهند. در غیر این صورت ، پذیرش ورودی از همه می تواند روند را کند و بی نظم کند.
مدیریت Laissez-faire
مدیر laissez-faire تقریباً بیشتر شبیه یک مربی عمل می کند تا یک مدیر. او به کارکنان خود قدرت می دهد تا قدم بردارد و تصمیم بگیرد. این به تیم اجازه می دهد احساس کند که بخشی از هر پروژه را در اختیار دارد. مدیر نقش عقبی را ایفا می کند. او معمولا کنار می ایستند و به کارکنان خود اجازه می دهد تا خلاقانه شکوفا شوند و هنر رهبری خود را در آن حیطه نشان دهند.
سه لایه مدیریت
سازمان های بزرگ معمولا دارای سه سطح از مدیریت هستند. این ساختار به شکل سلسه مراتبی است. مدیر ارشد، مدیر میانی و مدیر اجرایی سه لایه مدیریت را تشکیل می دهند. هر کدام از این سه مدیر وظایف متفاوتی را در مجموعه بر عهده دارند.
مدیریت سطح پایین
مدیران سطح پایین شامل نقش هایی مانند رهبران تیم خط مقدم، پیشگامان، سرپرستان بخش و سرپرستان می شوند. این سطح مدیریت که پایین ترین سطح در سه لایه است، وظیفه نظارت بر کار روزمره تک تک کارکنان و راهنمایی آن ها را در کار خود بر عهده دارد. مسئولیت های سطح پایین مدیریت اغلب شامل اطمینان از کیفیت کار کارکنان، هدایت کارکنان در فعالیت های روزمره و هدایت مشکلات کارکنان از طریق کانال های مناسب است. آن ها همچنین مسئول نظارت روزانه و برنامه ریزی شغلی برای تیم خود و همچنین ارائه بازخورد در مورد عملکرد کارکنان خود هستند.
مدیریت میانی
مدیران میانی، لایه بعدی در سلسله مراتب مدیریت، توسط مدیران ارشد نظارت می شوند. مدیریت میانی شامل کسانی است که در نقش مدیر بخش، مدیر منطقه ای و مدیر شعبه کار می کنند. مدیریت میانی مسئول انتقال اهداف استراتژیک توسعه یافته توسط مدیران ارشد به مدیران خط مقدم است. برخلاف مدیریت ارشد، مدیران میانی بیشتر وقت خود را صرف عملکردهای سازمانی و جهت دار می کنند. این شامل تعریف و بحث در مورد سیاست های مهم برای مدیریت پایین تر، ارائه راهنمایی برای مدیریت سطح پایین برای دستیابی به عملکرد بهتر و اجرای برنامه های سازمانی با هدایت مدیریت ارشد است.
پیشنهاد میشود مطلب 8 کتاب مدیریت منابع انسانی از اسرار گوگل تا کتاب گری دسلر را در روبرد مطالعه کنید.
مدیریت ارشد
مدیریت ارشد، از جمله مدیر اجرایی، رئیس جمهور، معاون رئیس جمهور و اعضای هیئت مدیره، در لایه بالای این سلسله مراتب مدیریت قرار دارند. مدیریت ارشد باید اهداف و جهت کلی یک سازمان را تعیین کند. مدیریت ارشد برنامه های استراتژیک و خط مشی کل شرکت را تدوین می کند و در مورد جهت سازمان در بالاترین سطح تصمیم گیری می کند. آن ها همچنین معمولاً نقش اساسی در بسیج منابع خارجی دارند و در قبال عملکرد شرکت در برابر سهامداران شرکت و عموم مردم پاسخگو هستند.
تفاوت رهبری و مدیریت چیست؟
برای توضیح مفهوم مدیریت و رهبری باید گفت در حالی که معمولا این دو واژه را به جای همدیگر به کار می برند، در عمل بسیار متفاوتند. یک نقطه شروع خوب، نقل قول وارن جی بنیس است که می گوید: "رهبران افرادی هستند که کارهای درست را انجام می دهند؛ مدیران افرادی هستند که کارها را درست انجام می دهند." رهبر و مدیر در بعضی از ویژگی های شخصیتی مشترک و در بعضی دیگر مغایرند. تفاوت اصلی رهبری و مدیریت در این است که افراد رهبران را دنبال می کنند و مدیران کسانی را دارند که برای آن ها کار می کنند. البته این دو نقش همپوشانی دارند، بهتر است خود را در هر دو نقش تقویت کنید. به بیان بهتر الزاما مدیر قوی بودن به معنای رهبری خوب نیست. مدیران تعیین می کنند چه کاری با چه منابعی در چه زمانی انجام گیرد. اما یک رهبر با رویاپردازی چشم اندازهایی در ذهن سایرین ترسیم و با الهام بخشی تیم را هدایت می کند.
منشا قدرت یک رهبر از توانایی او در کسب حمایت دیگران است. او با تاثیرگذاری قواعد را تغییر داده و حرکت را اینگونه به جریان می اندازد. به گفته دراکر "تنها تعریف برای یک رهبر، فردیست که دارای پیرو است. کسب پیروان نیازمند تاثیرگذاری است، اما برای دستیابی به پیروان نباید صداقت خود را زیر پا گذاشت. البته رهبرانی نیز بودند که اصل صداقت را رعایت نکردند و ارزش‌هایی را در جامعه نهادینه کردند، اما این ارزش‌ها ماندگار نبودند." در مقابل مدیران، افرادی توانا و مسئولیت پذیرند که باید مطمئن شوند اعضای سازمان طبق استانداردهای از پیش تعیین شده عمل می کنند.
نکاتی برای اینکه یک مدیر خوب باشید
چندین راه برای ارتقاء مهارت های مدیریتی شما وجود دارد، از جمله:
برقراری ارتباط:
مهم است که با تیم خود ارتباط برقرار کنید تا بتوانید نیازهای آنرها را درک، پیشرفت آن ها را ارزیابی کرده و به آن ها در رسیدن به اهداف خود کمک کنید.
مثبت فکر کن:
شما باید برای تیم خود الگویی قرار دهید. در طول تعاملات خود با تیم خود مثبت اندیش باشید تا آن ها احساس راحتی بیشتری در برقراری ارتباط با شما داشته باشند.
در مواقع مورد نیاز آموزش دهید:
مهارت های تیم خود را ارزیابی کنید و ببینید آیا می توانید با آموزش هر زمینه ای را بهبود بخشید. آموزش همچنین به تیم شما کمک می کند تا مهارت های جدید را بیاموزد و رشد را تقویت کند.
همکاری:
به عنوان یک مدیر، باید با واگذاری وظایف احساس راحتی کنید، اما همچنین برای تحقق اهداف مشترک با تیم خود کار می کنید. همکاری با تیم شما همچنین به شما این امکان را می دهد که ببینید آیا می توانید برای کمک به هم تیمی های خود یا به طور کلی تیم کاری انجام دهید.
تمرین:
شاید بهترین راه برای کسب مهارت های جدید، تمرین آن ها در محیط مدیریت واقعی است. کسب تجربه در حین کار با این مهارت ها به شما در نردبان ارتقا کمک می کند. تمام تلاش خود را برای تیم خود انجام دهید، به عنوان یک رهبر عمل کنید و با تیم خود منصفانه رفتار کنید.
پیشنهاد میشود مطلب طوفان فکری چیست را در روبرد مطالعه کنید.
