تکنیک های گزارش نویسی
تکنیک های گزارش نویسی

تکنیک های گزارش نویسی

@techniquesreportingwriter

⭐نگارش چیست؟ نگارش، اصول و قواعد استاندارد است که از آنها برای تصحیح انواع متون استفاده می شود.نگارش فارسی ، مراحل و اصول مشخصی دارد که با توجه به نوع متن متفاوت است. پس ازآنکه کار در مرحله اول ودوم گزارش نویسی پایان گرفت نوبت مرحله سوم که نگارش گزارش باشد فرا میرسد این مرحله از مهمترین مراحل گزارش نویسی است زیرا سند محسوب میشود باید تلاش کنیم که این سند بی عیب و نقص از کار درآید.

✔از نظر نگارش نوشته هارو به سه دسته تقسیم میکنیم:
🔸عادی:نوشته های که نزدیک به زبان گفتاری ما است.
🔸عالی:درآن استعارات و تشبیهات بکار رود .
🔸متوسط:در آن نثر ساده درهم آمیخته باشد و کلام به سادگی باشد.


⭐مهارت چهار گانه گزارش نویسی چیست؟

🔸مهارت چهار گانه گزارش نویسی و ترتیب آن ها را باید به خوبی درک کنیم و هیچ گاه نباید از مراحل نامبرده هیچ کدام حذف و یا بی اهمیت تلقی گردد، حتی نباید مرحله ای را با مرحله دیگر اشتباه کنیم.

عدم رعایت هر یک از مهارت چهارگانه گزارش نویسی باعث می شود که گزارش به صورت نوشته ای مبهم، بی سروته و مغشوش درآید.

در این صورت نه گزارشگر راضی خواهد بود و نه فایده ای برای خواننده گزارش دارد و نتیجه کار درست نخواهد بود، در نتیجه این کار موجب صرف بیهوده وقت، انرژی، مواد و حتی موجب خسارت و زیان خواهد شد.

مراحل مهارت چهار گانه گزارش نویسی عبارت است از:

١. مرحله برنامه ریزی، تدارکات و تهیه مقدمات

٢. مرحله تنظیم و سازماندهی گزارش

٣. مرحله نگارش

۴. مرحله تجدید نظر و اصلاح و تهیه متن نهایی

image

⭐گزارش ها برحسب نوع و شکل کلی، به دو دسته یا طبقه تقسیم می شوند:

دسته اول گزارش های رسمی کوتاه
دسته دوم گزارش های رسمی بلند

🔸الف) گزارش های رسمی کوتاه

گزارش رسمی کوتاه به گزارشی گفته می شود که معمولاً تا سه صفحه مرسوم اداری تهیه می شود و از سادگی برخوردار است و موضوع آن مسائل ساده اداری و روزمره است.

گزارش رسمی کوتاه استاندارد شده و دارای روشی یکنواخت نیست و اگر در بعضی از سازمان های اداری، برخی از این گزارش های توضیحی به ویژه گزارش های یک و دو صفحه ای به صورت فرم در آمده و استاندارد شده است، نباید همه گزارش های این دسته را از این نوع دانست.

در گزارش های یکنواخت و استاندارد شده، پرتویی از فکر و ابتکار نویسنده دیده نمی شود، بنابراین اگر در این جا از گزارش سخن می گوییم، مقصود گزارشی است که برخاسته از فکر و ابتکار نویسنده آن باشد و نیروی اندیشه وی در پروراندن مطالب گزارش سهمی به سزا داشته باشد. نیک می دانیم که گزارش های دسته اول؛ یعنی گزارش های روزمره در شرایط مشکلی نوشته می شود و غالباً، فرصت فکر کردن کم است و بیشتر به دست کسانی تنظیم می شود که در این زمینه خوب کار نکرده اند و تجربه کافی ندارند. بنابراین لازم است در این موارد به کسانی که مسؤولیت تنظیم گزارش ها را بر عهده

می گیرند، آموزش لازم داده شود و دوره کوتاه گزارش نویسی برایشان اجرا گردد.

🔸ب) گزارش های رسمی بلند

گزارش رسمی بلند به گزارشی گفته می شود که معمولاً بیش از سه صفحه بوده و در بعضی از موارد تا ده ها صفحه ادامه می یابد. این نوع گزارش ها بیشتر به موضوعاتی علمی، پژوهشی، اجتماعی، فنی و موارد مشابه مربوط می شود که اغلب از نظر زمان تهیه نیز طولانی است و در بعضی از موارد تهیه کنندگان آن بیش از یک نفر و گاهی یک گروه می باشند.

تهیه گزارش های رسمی بلند نبوده، اکثراً مأموریتی دقیق و پر زحمت و محتاج صرف وقت و تحمل مشکلات فراوان است.


⭐چند نوع گزارش نویسی داریم که در اینجا به بررسی چندمورد میپردازیم:

🔸انواع گزارش نویسی:
1.توصیفی: گزارش های توصیفی به توصیف موضوعات می پردازند موضاعات آن دارای جذابیت خاصی
میباشند در گزارش توصیفی باید اتفاقات با دقت گزارش شود گزارش های توصیفی معمولا بر اساس
گزارش های تحلیلی و نقادانه و تجویزی هست.

2.تحلیلی: گزارش تحلیلی با بررسی نتایج قبلی به چرایی یک موضوع می پردازد.

3.انتقادی: برای بررسی جوانب یک موضوع می توان از گزارش انتقادی استفاده کرد.

4.تجویزی: اگر یک گزارش نویس بعد نوشتن گزارشی به بررسی نقاط قوت و ضعف یک موضوع روشی را توصیه کند.


⭐قابل فهم بودن گزارش:

🔶از همه مهم‌تر اینکه گزارش باید به‌گونه‌ای نوشته شود که پس از گذشت زمان نه تنها برای خودتان بلکه دیگران نیز قابل مفهوم باشد. بنابراین باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده و از جملات بلند و پیچیده خودداری کنید. همچنین باید از برخی از مخففات و نشانه‌های مختص خود اجتناب کنید.

- شکل صحیح کلمات:

اگر مجبورید از زبان تخصصی استفاده کنید باید به شکل درست ثبت آن توجه داشته باشید. گزارش نویس باید توجه داشته باشد که هیچ نکته ی اصلی نباید برای آسان فهم کردن جمله از آن حذف شود،

- رعایت قواعد دستوری:

به قواعد دستور زبان از نظر جای فعل، فاعل، مفعول و فارسی سازی( در اندازه ی متعادل) واژگان، دقت شود و حروف ربط مانند از، و، که و … در یک جمله پشت سر هم قرار نگیرند. در نگارش باید کوشید مطالب با بیشترین میزان دقت، صراحت، روشنی و کوتاهی نگاشته شوند.

- مجموعه بندی:

در گزارش، پاراگراف (بند) به معنای مجموعه جمله هایی است که فکر یا مطلب واحدی را بیان می کنند. استفاده از پاراگراف(بند) باعث: شکستن یکنواختی متن، کمک به درک تقسیم بندی موضوع، آسان کردن رجوع به هر مطلب و جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوع های فرعی.

- توجه به عنوان و سرتیتر:

در گزارش نویسی سعی کنید مواردی که در زمینه کاری مربوط به هم هستند را جدا کرده و عنوان مناسبی برای آن انتخاب کنید. این باعث منظم بودن، قابل فهم بودن و کاربردی بودن گزارش شما می‌شود. باید توجه داشته باشد که مخاطب در آغاز از موضوع و هدف آگاهی نداشته و یا آن را فراموش کرده است.


در این صورت باید مسئله را به گونه ای در اول گزارش خود بیاورد. عنوان باید تا حد امکان کوتاه و با محتوای متن هماهنگ باشد. در عنوان گذاری می‌توانید از واژگان کلیدی که در متن آمده است استفاده کنید.

image