⭐قابل فهم بودن گزارش:

🔶از همه مهم‌تر اینکه گزارش باید به‌گونه‌ای نوشته شود که پس از گذشت زمان نه تنها برای خودتان بلکه دیگران نیز قابل مفهوم باشد. بنابراین باید از زبان ساده و جملات کوتاه استفاده و از جملات بلند و پیچیده خودداری کنید. همچنین باید از برخی از مخففات و نشانه‌های مختص خود اجتناب کنید.

- شکل صحیح کلمات:

اگر مجبورید از زبان تخصصی استفاده کنید باید به شکل درست ثبت آن توجه داشته باشید. گزارش نویس باید توجه داشته باشد که هیچ نکته ی اصلی نباید برای آسان فهم کردن جمله از آن حذف شود،

- رعایت قواعد دستوری:

به قواعد دستور زبان از نظر جای فعل، فاعل، مفعول و فارسی سازی( در اندازه ی متعادل) واژگان، دقت شود و حروف ربط مانند از، و، که و … در یک جمله پشت سر هم قرار نگیرند. در نگارش باید کوشید مطالب با بیشترین میزان دقت، صراحت، روشنی و کوتاهی نگاشته شوند.

- مجموعه بندی:

در گزارش، پاراگراف (بند) به معنای مجموعه جمله هایی است که فکر یا مطلب واحدی را بیان می کنند. استفاده از پاراگراف(بند) باعث: شکستن یکنواختی متن، کمک به درک تقسیم بندی موضوع، آسان کردن رجوع به هر مطلب و جلب توجه خواننده به تغییر موضوع یا موضوع های فرعی.

- توجه به عنوان و سرتیتر:

در گزارش نویسی سعی کنید مواردی که در زمینه کاری مربوط به هم هستند را جدا کرده و عنوان مناسبی برای آن انتخاب کنید. این باعث منظم بودن، قابل فهم بودن و کاربردی بودن گزارش شما می‌شود. باید توجه داشته باشد که مخاطب در آغاز از موضوع و هدف آگاهی نداشته و یا آن را فراموش کرده است.


در این صورت باید مسئله را به گونه ای در اول گزارش خود بیاورد. عنوان باید تا حد امکان کوتاه و با محتوای متن هماهنگ باشد. در عنوان گذاری می‌توانید از واژگان کلیدی که در متن آمده است استفاده کنید.

---