مدیریت زمان و افزایش بهره وری در محیط کار
در دنیای امروز مدیریت زمان به یک چالش جدی تبدیل شده است. همه ما 24 ساعت داریم، پس چرا به نظر می رسد بعضی ها در این زمان چیزهای بیشتری به دست می آورند؟ پاسخ مدیریت زمان است!
زمانی که خوش بینانه از خواب بیدار شده اید و برنامه روزانه خود را مرور می کنید، اما با گذشت زمان متوجه می شوید امکان ندارد همه ی کارها انجام شود، در واقع مدیریت زمان را نادیده گرفته اید. در این شرایط هرچه به پایان روز نزدیکتر می شوید، استرس و اضطراب بیشتری شما را فرا می گیرد. مخصوصا اگردانش آموز، دانشجو و کارمندی باشید که پروژه ای را باید تحویل داده و ددلاین شما تقریبا به آخر رسیده باشد.
اما نگران نباشید! مدیریت زمان نیز مانند سایرموضوعات و مشکلات مشابه، اصول و روش هایی دارد که با رعایت کردن آنها می توانید بیشترین و بهترین بهره را از آن ببرید.
مدیریت زمان چیست؟
مدیریت زمان یا Time Management، تکنیکی موثر و کارآمد برای استفاده از زمان ارزشمندتان است. بدین معنا که با هماهنگی وظایف و فعالیت ها، اثربخشی تلاش های یک شخص را به حداکثر برساند. هدف از مدیریت زمان این است که با برنامه ریزی دقیق در کمترین زمان ممکن، بیشترین و موثرترین بازدهی از کارهایی که قصد انجامشان را دارید بگیرید.
با مدیریت زمان خوب میتوان به یک سبک زندگی ایده آل رسید که با انجام تمامی کارها بدون استرس و نگرانی، از تک تک لحظات زندگی لذت برد. عناصر مدیریت زمان شامل سازماندهی، برنامه ریزی و برنامه ریزی برای بهترین استفاده از زمان در دسترس است.
چرا دچارکمبود زمان می شویم؟
کمبود زمان به شرایط و عوامل مختلفی بستگی دارد. گاهی اوقات به دلیل خستگی و عدم خواب کافی با این موضوع روبه رو می شویم؛ درحالیکه گاهی اوقات عدم داشتن نظم درانجام کارها عامل مواجه شدن با این مشکل است. اما طبق آمار جهانی و بصورت کلی اکثریت مردم به دلایل زیر مدیریت زمان نداشته و با کمبود زمان مواجه می شوند :
- نداشتن روتین و برنامه ریزی دقیق روزانه
- حواس پرتی و عدم تمرکز کافی بر روی تسکی که درحال انجام می باشد
- منفی نگر بودن
- عدم اولویت بخشی برای انجام کارها
- سعی در سریع بودن و انجام چند تسک بصورت همزمان
- عدم توانایی در "نه گفتن" در مواقع مورد نیاز
اهمیت مدیریت زمان در زندگی روزمره
وقت طلاست! از نظر قدیمی ها ارزش زمان را نمی توان با هیچ چیز دیگری مقایسه کرد؛ پس مدیریت زمان را به عنوان بودجه بندی زمان خود در نظر داشته باشید. فرض را براین می گیریم که هیچ برنامه ریزی برای انجام کارهایتان ندارید. برای ساخت یک روتین منظم، در بدترین حالت می دانید که در طول 24ساعت قرار است چند ساعت کار کرده و چه کارهایی را انجام دهید؛ در این حالت تنها کاری که باید انجام دهید این است که وظایف و تسک هایتان را به زمانی که در اختیار دارید، اختصاص دهید. به همین سادگی یک برنامه روزانه مختصر و مفید مختص به خودتان ایجاد کرده اید که می تواند یک شروع عالی برای مدیریت زمانی شما باشد. اهمیت مدیریت زمان در توانایی آن در معنا بخشیدن به زمان است و به افراد اجازه می دهد از زمان خود بهترین استفاده را ببرند. در یک زمینه تجاری، برای تعیین اهداف و انتظارات برای شرکت ها و کارکنان آنها استفاده می شود.مدیریت زمان به شکل درست می تواند به اشکال گوناگونی تاثیرات خود را نشان دهد که این تاثیرات را مزایای استفاده درست از زمان تعریف می کنیم. برای نمونه :
- کاهش چشم گیر استرس است
- دسترسی به اهداف به صورت موثرتر
- انجام کارهای بیشتر در مدت زمان کمتر
- جلوگیری از به تعویق انداختن کارها
- پیشرفت در حرفه و رشته تحصیلی
- افزایش انرژی
- تقویت اعتماد به نفس
- مدیریت زمان همچنین به مدیران کمک می کند تا درک کنند که کارکنان چه توانایی هایی دارند و اهداف واقع بینانه را تعیین کنند
چگونه مدیریت زمان داشته باشیم؟ (راهکارهای مدیریت زمان)
برای شروع یک مدیریت زمانی خوب، باید مجموعه ای درست از مهارت ها را فرا گیریم. اگر مهارت های مورد نیاز برای مدیریت زمان را نیاموزیم و گسترش ندهیم، نمی توانیم زمان خودرا به بهترین شکل ممکن مدیریت کنیم. یادگیری این مهارت ها پروسه ای نسبتا زمان بر (با توجه به توانایی های هر شخص) و از فردی به فرد دیگر متفاوت است.تکنیک های مدیریت زمان موقعیت خاص یک فرد و قابلیت ها و ویژگی های مربوط به آن ها را در نظر می گیرد.
در ادامه به بررسی و تحلیل تعدادی از مهارت ها و راهکارهای مدیریت زمان می پردازیم :
سحرخیز باشید
همانطور که در تاریخ نوشته شده بطور معمول افراد موفق کسانی بودند که همزمان با طلوع خورشید از خواب بیدار می شدند. دلیل آن هم این بوده که سحرخیزی موجب می شود تا شما آرام، خلاق و سرحال باشید. درکنار این موارد زمان بیشتری را در اختیار دارید تا راحت تر فکر کرده و برای ادامه روزتان برنامه بچینید. پس تا جایی که میتوانید با عادت سحرخیزی وفق پیدا کنید.
برنامه و لیستی از اولویت ها ایجاد کنید
مدیریت زمان خوب هیچگاه به خودی خود به دست نمی آید؛ بلکه باید برنامه ریزی خوبی را نیز به همراه داشته باشد. دقت کنید که قبل از شروع هرکاری فکر کنید و از درست کردن لیست تسک هایی که باید انجام شوند خودداری کنید. درعوض، لیست کارهایتان را براساس درجه اهمیتشان اولویت بندی کنید. این امر سبب ایجاد انگیزه برای ادامه دادن سایر امور می شود.
حواس پرتی هارا به حداقل رسانده و تمرکز کنید
هرچیزی که باعث حواس پرتی شما میشود اعم از شبکه های اجتماعی، بازی های رایانه ای، اعلانات و... باعث می شوند تا تمرکز خودرا از دست بدهید. این موانع را از سر راه بردارید و زمان را کنترل کنید تا به انجام کارهای بیشتری برسید.
برای انجام کارها مهلت تعیین کنید
بعد از برنامه ریزی مناسب و برای بهبود مدیریت زمان، فرصت اتمام هرکدام از تسک ها را با مهلتی معین تعیین کنید، به آن ها پایبند باشید و خودرا ملزم کنید تا قبل از به اتمام رسیدن مهلت، کار مورد نظر را انجام داده باشید.
مهارت "نه گفتن" را بیاموزید
از آنجایی که زمان گرانبهاترین دارایی هرشخص است، با آموزش "نه گفتن" به مواردی که در اولویت شما قرار ندارند، سبب صرفه جویی در وقت و تمرکز بر روی چیزهای مهمتر شوید.
از انجام همزمان چند کار بپرهیزید
بعضی افراد خیال میکنند با انجام همزمان چند کار میتوانند زمان بیشتری را برای خود فراهم کنند؛ اما تحقیقات نشان داده هنگامی که افراد چند کار را به صورت همزمان انجام میدهند، توانایی مغز برای رسیدگی به تمامی آنها دچار افت شده و نتیجتا هیچکدام ازاین کارها با موفقیت به سرانجام نمیرسند. این امر نه تنها باعث صرفه جویی دروقت نشده، بلکه مدیریت زمان فرد را به شدت دچار اختلال میکند!
استراحت داشته باشید
بعضی مواقع بهترین کاری که میتوان انجام داد، استراحت دادن به مغز برای مدت زمان کوتاهی است. یک استراحت 10 الی 15 دقیقه ای روشی عالی برای ریکاوری کردن مغزتان میباشد تا قدرت از دست رفته خودرا مجددا به دست آورد، درحل مسائل بهتر عمل کند و در نتیجه در مدیریت زمان تاثیرگذار واقع شود.
درصورت نیاز از ابزارهای مناسب کمک بگیرید
اگر احساس میکنید که در برنامه ریزی مشکل دارید و نمیتوانید اهدافتان را به درستی بر روی کاغذ پیاده کنید، پیشنهاد ما این است که از ابزارهای مدیریت زمان رایگان مانند Trello و Todoist استفاده کنید. این برنامه ها با فضای کاری راحت و جذاب، خدمات زیادی را دراین زمینه به کاربران ارائه داده و باعث سهولت در روند برنامه ریزی شما میشود.
پومودورو مدیریت زمان، تکنیکی جادویی!
یکی از بهترین یا شاید بهترین تکنیک موجود برای کنترل زمان، استفاده از پومودورو مدیریت زمان میباشد. پومودورو کلمه ای ایتالیایی و به معنای گوجه فرنگی است. این روش حاصل تلاش های فردی به نام فرانچسکو چیریلو (Francesco Cirillo) بوده که در دهه 1980 میلادی ابداع و به بهره برداری رسید. او با استفاده از یک ساعت گوجه فرنگی شکل به این تکنیک دست پیدا کرد و به همین علت نام آن را پومودورو نامید. بر باور بسیاری از کارشناسان این حوزه، در صورتی که این تکنیک را سرلوحه زندگی خود قرار دهید، میتوانید از زمان خود بهترین استفاده را ببرید و به موفقیت های بسیاری برسید.
نحوه کار با تکنیک پومودورو
شیوه استفاده از این روش بسیار ساده است؛ بدین نحو که فقط یکی از تسک های خود را مد نظر گرفته و آلارم گوشی همراه یا ساعت خودرا برای 25 دقیقه تنظیم کنید. در این مدت به شکل منحصر به فردی روی کار تمرکز کنید و تا زمانی که آلارم به صدا در نیامده است ادامه دهید. بعد از اینکه صدای آلارم به گوشتان خورد، فعالیت هایی که انجام داده اید را یادداشت کرده و برای 5 دقیقه استراحت کنید. تا موقعی که کارتان به سرانجام نرسیده و یا احساس خستگی شدید نکرده اید، همین روند را درپیش بگیرید.
هر 25 دقیقه ای که کار را با تمرکز و سرعت انجام میدهید، یک پومودورو را تشکیل میدهد که ممکن است با توجه به تسک یا پروژه ای که درحال انجام است، تعداد پومودورو نیز متفاوت باشد. دقت کنید کلید موفقیت در این تکنیک کار با دقت در تمام 25 دقیقه است؛ لذا اگر کارتان زودتر از این زمان به اتمام رسید، تایم باقی مانده را صرف تحقیق و خواندن مطالب در رابطه با موضوع مرتبط کنید.
در پایان
در مدیریت زمان به خاطر داشته باشید که بعد از گذشت یک بازه زمانی مشخص (مثلا یک ماه)، زمان آن فرارسیده تا مروری برآنچه انجام داده اید داشته باشید. دست از تلاش برندارید و به تمرین کردن ادامه دهید. این نکته را درنظر داشته باشید که مانند هرچیز دیگری مدیریت زمان هم پروسه ای است که فقط با تمرین مداوم و تلاش به ثمر میرسد. پس اگر یک شبه در مدیریت زمانتان موفق نشدید، جا نزنید و به مسیر ادامه دهید.
